Tarkistuslista tukee ikääntyvää esihenkilöä tietojärjestelmän käyttöönotossa
Opinnäytetyön tarkoituksena oli parantaa esihenkilöille tehtyä tarkistuslistaa sekä sen käyttöä, Helsingin sosiaali- ja terveystoimialalla syksyn 2021 Apotti-järjestelmän kolmatta käyttöönottoa varten. Tavoitteena oli kehittää tarkistuslistaa, ohjeistusta ja jalkautusprosessia ikääntyvien esihenkilöiden näkökulmasta. Helsingin Apotti-hanketoimiston kanssa tuotettiin palautelomake kevään 2021 Apotti-käyttöönotossa tarkistuslistaa käyttäneille esihenkilöille. Esihenkilöiltä kerättiin palaute ja palautteen tuloksien pohjalta muokattiin hanketoimiston kanssa tarkistuslistaa, ohjeistusta sekä jalkautusprosessia.
Palaute kysely jaettiin 415 esihenkilölle, joista 198 vastasi kyselyyn. Palautekyselyn vastausprosentti oli 47,7%. Ikääntyvien esihenkilöiden osuus oli 39.9% vastanneista ja näitä vastauksia hyödynnettiin kehittämisessä. Yli puolet ikääntyvistä vastanneista koki listan palvelleen heitä hyvin käyttöönoton tukena. Esihenkilöt toivoivat, että tarkistuslistan kysymykset olisivat olleet selkeämpiä. Tehtävät koettiin listalla liian abstrakteiksi ja osa koki, että tehtävät eivät koskeneet heitä. Tehtäviin kaivattiin lisää ohjeistusta, sekä itse tarkistuslistan käyttöön toivottiin myös lisää ohjeita. Esihenkilöt antoivat myös palautetta, että tarkistuslista oli vaikea löytää. Palautteessa tuotiin myös esiin, että tämän tyylinen työkalu palvelisi esihenkilöitä myös muissa esihenkilö tehtävissä.
Tarkistuslistaa muokattiin yhdessä hanketoimiston kanssa ikääntyvien esihenkilöiden palautteiden perusteella. Tarkistuslistan kysymyksistä tehtiin selkeämpiä ja tämä aiheutti tehtävien lisääntymisen 33:sta 36: n. Lähes jokaiseen kysymykseen lisättiin lisäohjeita ja linkkejä ohjeisiin, jotta tehtävä palvelisi esihenkilöitä paremmin. Tarkistuslistan käytön ohjetta tarkennettiin ja linkki itse tarkistuslistaan lisättiin ohjeen lisäksi käyttöönoton intranet-sivuille helposti löydettäväksi. Esihenkilöille suunniteltiin kolme julkaisutilaisuutta sekä erillinen kyselytunti, jotta esihenkilöt pystyivät saamaan helposti apua tarkistuslistan käyttöön. Kaikki tarkistuslistaan liittyvä materiaali keskitettiin samaan paikkaan, mihin muutkin käyttöönottoon liittyvä materiaali oli viety.
Johtopäätökset
Suomessa on käynnissä usea tietojärjestelmä hanke ja esihenkilöillä on merkittävä rooli näiden käyttöönotossa. Käyttöönotto on myös esihenkilölle uusi tilanne ja vaatii myös heiltä uusien asioiden oppimista. Tarkistuslistasta oli hyötyä ikääntyvälle esihenkilölle, vaikka prosessin aikana ei selvinnyt auttoiko tarkistuslista esihenkilöitä heidän omassa oppimisprosessissa. Tulevaisuudessa olisi mielenkiintoista selvittää voisiko tämän tapaisilla työkaluilla tukea esihenkilöitä vielä paremmin omassa oppimisprosessissa. Esihenkilöt olisi jatkossa hyvä ottaa itse mukaan tarkistuslistojen tekemiseen, jotta he kokisivat tehtävät tärkeiksi itselleen ja tuottamisessa mukana olo sitouttaisi esihenkilöitä vahvasti tarkistuslistan käyttöön. Esihenkilöt, jotka ovat olleet aiemmin mukana tietojärjestelmien käyttöönotossa, ovat äärimmäisen tärkeä resurssi uusissa käyttöönotoissa ja heidän tietotaitoaan tulisi ehdottomasti hyödyntää jatkossa.
Väestö ikääntyy ja samoin sote-henkilöstä ja heidän mukanaan esihenkilöt. Organisaatioiden tulisi löytää välineitä, jotka helpottaisivat ikääntyviä esihenkilöitä. Tämän kehittämisprosessin aikana oli nähtävissä, että ikääntyvä esihenkilöt ovat valmiita käyttämään digitaalisia välineitä ja tulevaisuudessa niitä tulisikin käyttää entistä enemmän esihenkilöiden työn tukena.
Jaana Kärki
Terveydenhoitaja (ylempi AMK)
Teksti perustuu Ikäosaamisen kehittäminen ja johtaminen YAMK-koulutuksen opinnäytetyöhön.